機構的報告層
由機構控制
參與的機構控制其可識別身份報告紀錄保留多久，以及何時刪除。
完整報告只供機構授權的角色查閱。機構可按部署目的、內部政策、協議及適用法律，訂明不同的存取、保留與刪除規則。
刪除機構可識別身份的報告，會把這份由客戶控制的紀錄，從適用的營運層中移除。具體的刪除程序、備份處理與時間，須在相關協議及私隱文件中說明。
資料 · 管治 · 保障措施
結果有結構，使用方式也應有結構。
VITALIS™ 把誰可以看到完整紀錄、員工會收到什麼，以及什麼可以保留作研究，分開處理，令每項用途都有訂明的目的與界線。
了解資料如何處理 ↓VS1 把證據、對話與分析，帶進同一個管理循環。其管治必須把不同的責任分開：機構控制其可識別身份的報告紀錄的存取；面向員工的一層集中於相關的發現與改善；AERTHEIX 則使用另行匿名化的分析數據集，作基準開發與研究。
本頁說明這種分隔。它並不取代適用的私隱聲明、收集個人資料聲明、客戶協議或內部僱傭政策。
- 目的
- 存取
- 生命週期
- 人與 AI
第一項保障，是界定紀錄為何存在，以及每項用途由誰負責。
一個系統 · 各有責任
一份紀錄，各有責任。
VITALIS™ 的設計，是為了支持一個明確的人事管理目的，而不是建立不受限制的人事檔案。
部署的目的，應在輸入資料之前訂明。該目的可包括有結構的人才診斷、發展規劃、輔導方向、職位部署，或日後觀察的跟進。存取權隨後應依循該目的，而不是出於好奇、資歷或方便。
- 角色 01參與的機構 界定獲授權的用途。
機構訂明目的、分配報告權限，並決定哪些獲授權的角色可以看到完整報告。機構亦在適用法律與協議的規限下，訂明其授權下持有的可識別身份報告紀錄的保留與刪除期限。
- 角色 02獲授權的管理者與覆核者 使用其角色所需的一層。
完整報告的存取以權限為基礎。管理者、覆核者、人力資源夥伴或其他獲授權的角色，只應看到機構為所訂目的分配給他們的內容，並須為如何使用這些資料負責。
- 角色 03被觀察的員工 收到以改善為本的內容。
面向員工的一層，呈現與發展相關的證據與分析、可以改善的地方，以及下一次討論。它也提供途徑，讓員工補充脈絡、更正事實錯誤，或保留不同意見。它不一定與機構的完整分析報告完全相同。
- 角色 04AERTHEIX 維持系統與研究界線。
AERTHEIX 營運 VITALIS™ 框架，並接收已完成報告的匿名化分析版本，用於基準開發與研究。研究層不得包含足以合理地重新識別個人的資料。
存取依循目的，而不是好奇心或資歷。
只有在可識別身份的報告與研究數據集真正分開的情況下，角色分明才有意義。
兩層數據 · 一個公開說明的流程
報告可以刪除，匿名的學習可以留存。
VS1 把機構可識別身份的報告層，與 AERTHEIX 用於基準開發及研究的不可識別身份分析數據分開。
- 為訂明的目的輸入證據
- 機構的完整報告層
- 以權限為基礎的存取
- 面向員工的改善層
- 分析數據分隔並匿名化
- AERTHEIX 基準與研究數據集
面向員工的一層
以改善為本
面向員工的檢視，是圍繞改善而設計，而不是無限制地披露每一項內部分析內容。
它應以員工能夠理解的語言，呈現相關的觀察、發展分析和下一次討論，並清楚說明更正事實、補充脈絡及記錄不同意見的途徑。
AERTHEIX 研究層
分隔並匿名化
AERTHEIX 只有在分析數據已被分隔並匿名化，使個人無法被合理地重新識別之後，才可持續保留這些數據。
輸入 VS1 資料時，基準開發與研究所需的分析欄位，會與機構可識別身份的報告層分開。直接識別資料會被移除，而機構、職位、地點、時間及自由文字等組合，在數據被視為匿名之前，須評估重新識別的風險。
分析紀錄一經不可逆地匿名化，並與可識別身份的報告分開，就無法再追溯到某一位員工，或針對他個別提取。它其後可以持續保留在 AERTHEIX 的基準與研究數據集內。
單單刪去姓名，並不等於匿名化。如果仍可從餘下的資料合理地重組出個人身份，該紀錄仍屬受保護的個人資料，不得視為永久的匿名研究數據。
界線
基準與研究的目的、接收者類別、分隔程序及保留方式，須在收集之前披露。在相應的技術與營運控制措施落實之前，公開內容不應聲稱數據是匿名的。
可識別身份的紀錄，依從保留規則。真正匿名化的研究數據，不再指向任何個人。
當軟件或 AI 協助這個過程時，同樣需要清晰說明。
目前用途 · 未來整合
AI 可以擴展這個流程，其角色必須明確。
VITALIS™ 的設計可以整合 AI，但每項由 AI 支援的用途，都應說明它是在整理數據、產生初步診斷輸入，還是支援人手覆核。
AI 負責整理，觀察者負責決定。
在現階段，AI 協助整理資料，而不是獨立發出 VS1 的職場結果。
AI 可以協助抄錄、整理證據、一致性檢查、行政準備，以及呈現已輸入的資料。負責的觀察者，仍須為所輸入的證據、附帶的脈絡，以及當前的職場結果負責。
初步輸入，於使用時說明。
日後的 VITALIS™ 模組，可能運用有結構的情境判斷互動，提供初步的診斷輸入。
以 SJT 為基礎的模組，可協助在職場觀察之前、同時或之間，建立初步的看法。推出時，其目的、數據用途、證據地位、限制及人手覆核的要求，應在使用時說明。
由 AI 支援的初步輸入，應與經適用 VS1 程序確認的證據清楚區分。未來整合並非不可能，只是其角色應看得見，並與決策情境相稱。
AI 的參與，應在使用時看得見，而不是隱藏在工作流程之中。
角色看得見，才能界定一個人可以覆核什麼，以及任何使用者都不得對紀錄做什麼。
可覆核的紀錄 · 明確的限制
結果可以覆核，用途有所限制。
被觀察的員工應能理解相關的證據、對之作出回應，並知道其被用於什麼目的。
面向員工的權利
- 收到與發展及改善相關的員工版資料。
- 了解結果的訂明目的，以及提出疑問的途徑。
- 補充脈絡、要求更正事實錯誤，或保留不同意見。
- 使用機構訂明的查閱、覆核或升級處理程序。
禁止的用途
- 在沒有所需授權、通知或同意的情況下，不得將紀錄用於未經披露或不相容的目的。
- 不得在機構所分配的權限之外，查閱、披露或傳閱完整報告的資料。
- 不得試圖從 AERTHEIX 的基準或研究數據集中重新識別任何人。
- 不得把現時由 AI 輔助整理的資料，或日後的初步 SJT 輸入，呈現為最終、經獨立確認的 VS1 結果。
- 不得把 VITALIS™ 的結果或 AI 的初步輸入，作為聘用、晉升或離職決定的唯一依據。
這些限制並不免除管理層的責任，它們令紀錄的目的、證據與用途更易於檢視。機構仍須負責執行自己的僱傭、私隱、存取與覆核程序。
覆核的權利不會削弱紀錄，它令紀錄更可問責。
了解系統 · 學習應用
從你的職位所需的級別開始。
VITALIS™ 執行員課程路徑預計於 2027 年推出，分別設有了解 VS1、應用 VS1，以及解讀其深入分析的途徑。
T0 是領袖、人力資源從業員與管理者了解系統的起點。有意在實務中應用 VS1 的人，可從 T1 開始。T2 則培養在觀察與校準基礎具備之後，所需的報告閱讀與分析判斷。
預計 2027 年推出。課程次序、評核要求、日期、授課形式及收費仍有待確認。想了解 VITALIS™？從 T0 開始。打算應用 VS1？請查詢 T1 途徑。表達興趣並不構成報名或付款承諾。
了解結構，學習證據的紀律，負責任地應用結果。